Les autres fonctions

Evolution…Hôtel est un véritable logiciel professionnel adapté à tous types d’établissemnts. De 5 à 200 chambres, de gestion très simple ou très poussée, vous trouverez dans ce logiciel tout ce dont vous avez besoin.

Evolution…Fichier livré avec Evolution…Hôtel, il vous permet d’avoir une gestion complète de votre fichier clients. Mais il permet également de gérer vos fichiers de prospections. Il peut gérer autant de fichiers que vous désirez. Très puissant, il vous aidera dans vos démarches commerciales.

Evolution…Restaurant est un logiciel qui peut être utilisé en complément pour les établissement désireux d’avoir une véritable gestion de restaurant liée à leur hôtel.

La main courante

Elle peut être éditée de façon automatique ou manuelle quand vous le désirez. Elle est composée de :

  • L’état général qui est une synthèse instantanée de votre établissement vous pouvez y retrouver aussi les informations venant de points de vente comme votre restaurant
  • L’état des règlements qui est le détail journalier de vos différents règlements, arrhes cautions, débiteurs, portefeuille client.
  • Les ventes par chambres qui font apparaître toutes les ventes effectuées sur chacune des chambres.
  • L’état des arrhes qui fait apparaître le détail journalier des arrhes, reçues, supprimées, transférées, ou  récupérées pour la journée.
  • L’état des cautions qui fait apparaître le détail journalier des cautions, reçues, supprimées, ou  récupérées pour la journée.
  • L’état des débiteurs qui fait apparaître le détail journalier des départs débiteurs et  encaissements débiteur pour la journée.
  • L’état des déductions fait apparaitre les déductions du jour et le nom de la personne si l’on utilise le contrôle des utilisateurs.
  • L’état des annulations fait apparaitre les annulations du jour et le nom de la personne si l’on utilise le contrôle des utilisateurs.

Des listes pré-paramétrées

Elles sont disponibles pour de nombreuses fonctions du logiciel. Vous pouvez les modifier, les adapter à vos besoins, mais vous pouvez également en paramétrer autant de vous en désirez. Les listes des arrivées, départs… peuvent être adaptés a votre fonctionnement de façon a y faire apparaître les éléments qui vous intéressent et rien d’autre.

Le générateur d’états

Un logiciel Puissant intégré aux applications BETISOFT .Il permet de modifier ou  créer tous les rapports du logiciel.
Vous pouvez donc facilement modifier votre facture en ya joutant votre LOGO ou Architecturer les rubriques de tableau de bord avancé que vous avez paramétré.

Les travaux des chambres

Les travaux sont automatiquement générés. On y trouve les changements de draps, recouches, blanc ou arrivées et temps de travail à effectuer ainsi que les observations, informations de délogement, date de séjour, nombre de personnes…etc. Un état que vous éditez manuellement ou automatiquement a la clôture. Chaque équipe de ménage peut avoir uniquement ses taches à effectuer.

Les courriers

Ils peuvent être édités à partir de nombreuses fonctions du logiciel : réservation, réception d’arrhes de relance débiteur, courrier client, …etc. Ils peuvent être générés automatiquement dans la langue parlée par votre client. Vous pouvez les envoyer par Email et y inclure des liens de paiement en ligne pour vos versements d’arrhes ou vos règlements de  facture en retard.

Les consultations

Ce sont des fonctions qui permettent d’avoirune visualisation rapide de certains éléments de gestion :

  • Les Recettes : permet de consulter rapidement tout ce qui a été facturé. Vous pouvez filtrer par période, famille de prestation, prestation, point de vente, service, …etc. Vous pouvez également consulter les prestations en prévision ou supprimées.
  • Les Règlements : Permet de consulter les règlements effectués. Vous pouvez filtrer par période, mode de règlement, point de vente, service, …etc. Vous pouvez également consulter les règlements supprimés.
  • Les Arrhes :  Permet d’avoir une vision détaillée des arrhes versées, rendues, déduites sur les notes des clients, supprimées ou transférées sur un autre dossier.
  • Les Débiteurs : Permet d’avoir une vision détaillée des débiteurs en cours, soldés en totalité et des règlements débiteurs effectués. Vous trouverez aussi des fonctions permettent de retrouver par quel règlement une facture a été  réglée l’inverse est aussi possible.

De nombreuses autres fonctions de consultation sont disponibles dans le logiciel.

L’échéancier d’arrhes

Il permet d’avoir une gestion complète des versements d’arrhes prévus pour les réservations à venir.

Les effectifs pour la cuisine

Suivant le paramétrage de votre logiciel, un forfait demi pension peut générer des effectifs. Par exemple, le nombre de petits déjeuner ou le nombre de repas pour la cuisine. Vous n’avez plus qu’à imprimer, ainsi votre équipe de cuisine pourra a tout instant connaître son prévisionnel de repas à préparer. Vous pouvez intervenir manuellement sur ces effectifs de manière a les adapter ponctuellement et remplacer le repas de midi par un panier repas, ou modifier le nombre de repas sur une journée donnée.

L’exportation comptable

Cette option vous permet d’exporter vos données en comptabilité pour les séjours clôturés. Les données exportées sont compatibles avec les grand logiciels comptables du marché : EBP, SAGE, CIEL, …etc. Vous économiserez ainsi contrôle et ressaisie manuelle qui impliquent souvent des risques d’erreur.

Journal des dossiers

Cette fonction permet d’avoir une traçabilité complète sur les dossiers. Création, modification, suppression, délogement, modification de dates de séjour, ..etc. Cette fonction permet également de savoir quel utilisateur est intervenu sur un dossier client, si vous gérez les utilisateurs au niveau du logiciels.

Liste d’attente

Vous avez des demandes de réservation que vous ne pouvez honorer pour l’instant. Vous pouvez les saisir en liste d’attente. Si une chambre vient à se libérer et qu’une réservation en liste d’attente correspond, vous en serez informé. Un système vous permet de trouver de la disponibilité au sein de votre établissement pour les réservations en attente. Vous pouvez alors prendre contact avec votre client et lui proposer une chambre disponible.

Contrôle de fin de journée

Cette procédure s’effectue automatique tous les jours avant la clôture journalière. Elle vérifie que les taches importantes ont bien été réalisées. Si une tache n’a pas été réalisée, une alerte vous en informe et vous oblige à la traiter.

Et encore d’autres fonctions…

La gamme Evolution… est une gamme professionnelle et dispose de très nombreuses fonctions et astuces de fonctionnement à partir de tous les écrans. Il serait très long et fastidieux de toutes les énumérer ici. Si vous n’avez pas trouvé votre bonheur dans la liste des fonctions énumérées, n’hésitez pas à nous contacter, nous avons peut-être une solution.